Møder fylder en stor del af kalenderåret hos mange danske virksomheder. Vi afholder personalemøder, budgetmøder, ideudviklingsmøder, afdelingsmøde osv. Møder er der mange af, men nogle møder er mere effektive end andre. Lige så ofte som de er helt essentielle, lige så ofte kan de være et spild af tid og ressourcer.

Det er altså vigtigt ikke at afholde møder, blot for mødernes skyld. De skal være effektive og have et formål, ellers er de spild af tid og penge. Sæt derfor en stopper for de tidsslugende møder med vores 10 tips til mere effektive møder. 

1. Beslut om der er behov for mødet
Før du arrangerer det næste møde, så overvej kraftigt, om det egentlig er nødvendigt at afholde. Det er nemmere at få værdi ud af et møde, der er velovervejet, har en dagsorden og et formål. Det er derfor vigtigt at vurdere, om mødet er værd at bruge tid på. Sommetider kan det i steder for klares over mail eller en telefonsamtale. Dette er en vigtig overvejelse at fortage forud for alle møder, hvis du ønsker at bruge tiden så effektivt som muligt.

2. Indkald de rigtige deltagere
Selvom et møde er vigtigt, er det ikke sikkert, at alle i hele projektet eller organisationen har glæde af at deltage. Ofte begår vi den fejl at invitere alle involveret. Du kan dog ofte nøjes med færre deltagere og få et mere effektivt møde. Overvej derfor, hvem der skal med, hvad de skal bidrage med, og om det er den rigtige sammensætning af deltagere.

3. Sæt en dagsorden
En dagsorden er fundamentet for et effektivt møde. Den hjælper deltagerne til at få en større forståelse for, hvad der skal udrettes, og hvad mødet handler om. Sender du mødets dagsorden ud i god tid, sparer den jer tilmed tid på selve mødet, da det er lettere for deltagerne at bruge forberedelsestiden effektivt.

4. Kom til tiden
Det er spild af tid, hvis mødets deltagere skal sidde og vente på dem, der lige skal gøre en telefonsamtale færdig. Meld derfor ud i god tid, hvis du ikke kan komme eller bliver forsinket. Undgå gerne at lave ændringer som disse i sidste øjeblik, da de får mødet til at virke mindre vigtigt og kan ødelægge oplevelsen for de andre deltagere.

5. Vær forberedt
Velforberedte deltagere får mødet til at forløbe lettere. Det er derfor en god idé at gennemgå dagsordenen inden dagen for mødet. Overvej hvilken holdning du har til de enkelte punkter, så du kan møde forberedt op på dagen. Forventer du, at din kollega skal fremlægge et punkt på dagsordenen, er det vigtigt, at vedkommende ligeledes får besked i god tid. 

6. Sluk mobilen
Lad din telefon få en tiltrængt pause under mødet. Sluk den, eller sæt den som minimum på lydløs. Det forstyrrer alle og forsinker mødet, hvis den ringer. Især hvis du begynder at tale i telefon under mødet. Venter du et vigtigt opkald, så gør opmærksom på det, inden mødets start.  

7. Byd ind, når du har noget at sige
Du behøver ikke ytre dig om alle punkterne på dagsordenen. Du behøver heller ikke at gentage det, som andre allerede har sagt. Udnyt dine taletid fornuftigt og byd ind, når du har noget at sige. Det vil spare tid og sikre, at mødetiden bliver brugt effektivt. 

8. Konkluder og vær konkret
Vær specifik og konkret med konklusionerne på de enkelte punkter på dagsordenen. Når punktet er slut, så få styr på, hvem der gør hvad og hvornår. Det vil gøre det nemmere at føre projektet ud i livet.

9. Vær nærværende
Der er ikke noget mere irriterende end en kollega, der virker til hellere at ville være et andet sted. Sørg derfor for at være nærværende ved at lytte og spørge ind, hvis der er noget, du ikke forstår eller ønsker uddybet.

10. Følg op
Send en kort opfølgning til alle deltagere og sig tak for et godt møde. Opsummér kort, hvad I talte om, og hvad der kom ud af mødet. En eventuel opgaveliste bør også sendes ud til deltagerne, så I sikrer, at alle ved, hvad de skal – og hvad andre tager sig af. Det behøver ikke være et langt referat, men bare et kort overblik og gerne i punktform.

Hos Montra kan vi være behjælpelige med at skabe de bedste rammer for din konference eller møde.

Book møde eller konference

Latter er den bedste medicin, og intet er så godt som et smil. Disse sætninger er vi flere, der har hørt før. Men er der noget om snakken?

Flere studier har dokumenteret, at grin og latter er med til at udskille dopamin, som er det samme stof, vores kroppe udskiller, når vi oplever succeser, vinder et spil og dyrker motion. Dopamin er en del af hjernens belønningssystem, som gør os lykkelige og tilfredse. Latter styrker derfor vores livsglæde og gør os mindre bekymret. Og dette smitter af på dem, vi er sammen med. 

Netop vores sindstilstand har en afgørende betydning for, hvordan vi tænker og udfører forskellige opgaver. Det er faktisk dokumenteret, at glade medarbejdere er bedre til at finde gode løsninger på virksomhedens udfordringer. Glade mennesker er simpelthen mere produktive. Daglige grin og positive oplevelser gør os mere effektive og kreative, idet vi får mere overskud. Samtidig giver glæde, sjov og latter energi – og energi giver os lyst til at yde vores bedste. Når vi har det sjovt sammen, vil vi også automatisk fokusere på de styrker og kompetencer, der ligger hos os hver især, i stedet for på det, der ikke kan lade sig gøre. Vi giver den en ekstra skalle.

Modsat kan det give mindre produktivitet, når vi ikke er glade på vores job. Hvis vi ikke har arbejdsglæde og begynder at blive stressede, så falder effektiviteten. Vi kan simpelthen ikke modtage de informationer, som vi skal bruge for at arbejde, og dermed begynder effektiviteten at falde. 

Med grin, humor og optimisme kan du derfor ikke alene ændre arbejdsdagen for dig selv, men også for dine kollegaer, idet smil smitter. Det er derfor utrolig vigtigt at invitere humoren indenfor på arbejdspladsen. Når først denne bliver en fast del af virksomhedskulturen, vil du straks opleve en større arbejdsglæde.

Det betyder, at virksomheder bør skabe rum for, at medarbejderne socialiserer og har det sjovt i det daglige. Dette vil påvirke medarbejdernes tankeprocesser og generelle velvære i en konstruktiv retning.

Har du brug for at leje et mødelokale, så kontakt os og hør mere.  

Book møde eller konference